一、引言

高校图书馆作为学校的文献信息资料支持中心，除了保存有大量的纸质文献和电子文献等固定资产之外，还包括很多其他方面的资产：如仪器设备类、家具类和低值品类等。高校图书馆的资产种类众多、数量庞大，且某些资产具有收藏价值，需要进行专门存放和专业维护。本文将以滁州学院图书馆为例，对高校图书馆固定资产管理实际操作中的问题进行深入探讨，并提出可行性的解决办法，以期为高校图书馆固定资产管理提供新的思路。

二、固定资产管理存在的问题及应对措施

（一）没有建立统一的标准

在资产系统中，所有资产都有自己的属性，比如：资产编号、资产名称、存放地、领用人、入库时间、购置日期等。对于同一种类别的资产，如果不使用统一的名称，在进行资产清查时就容易造成漏查，难以一目了然地看到真实数据。滁州学院图书馆资产系统中同时出现了电脑、计算机、电子计算机等名称，在统计这类资产的信息时就需要分别查找并汇总。因此应选择最常用、最书面的语词对物品进行命名并登记入库，同时建立统一的标准，使前后同类别入库的资产在名称上保持一致，另外对于存放地也应使用相同的表述，以便查找和统计。

资产类别归属也要有统一的标准。为方便固定资产管理，滁州学院资产管理系统将物品分成三大类进行分别管理：仪器设备类、家具类和低值品类。通常对于家具类和低值品类的区分会出现分歧，因此在前期需要设置一个标准，以确保同属性的物品划分到同一个资产类别中，以防同种物品既在家具类别中出现又在低值品类别中出现，为资产数据统计带来不便。

在资产领用人方面，如果让领用人和实际使用人完全保持一致，会给资产管理工作带来一定的复杂性，一方面馆内存在大量公共使用及存放在公共区域的物品，这类物品无法确定具体的使用人，另一方面高校图书馆人员岗位变动较为频繁，相应的实际使用人也会随之变动。滁州学院图书馆在这方面并没有使用人、领用人和管理人的具体区分，很多时候都把到资产处办理入库的人当做领用人。因此在录入资产时领用人应该统一为资产的实际管理人而非使用人，这样不仅方便管理，也能在一定程度上提高资产管理人的责任意识，促进使用保全责任的落实。

在高校图书馆自身遵循资产名称、存放地、类别归属等标准的同时，也要同学校资产处的资产登记人员保持良好的沟通，向他们说明固定资产管理统一标准的诉求，以争取他们的积极配合。

（二）存放地点信息更新不及时

一方面高校图书馆部门合并、分割、削减、增加等调整会使存放地出现不可抗拒的名称改变，另一方面人为的移动物品也会使资产发生存放地信息变更。以上情况如不及时更新存放地，随着时间的推移，很容易出现物品遗失、账物不符以及部门之间的责任推诿。因此对于不可抗拒因素产生的存放地名称改变，应及时在系统中变更存放地名称信息，对于实际上的物品存放地改变要及时变更到最新的存放地点。这也从侧面要求高校图书馆所有员工不得私下随意移动馆内资产，这里涉及固定资产的责任管理制度，此部分内容将在后文详细展开阐述。

（三）领用人信息更新不及时

这里主要指的是离退休人员名下资产领用人的信息更新问题。工作岗位调动、退休、离职等人员名下的资产，应在他们离开图书馆之前就办理完移交工作，由资产管理员作为见证人，要求移交者和被移交者双方在纸质交接单上签字并一式三份留存，同时由资产管理员在系统中进行资产领用人信息变更。高校图书馆应建立离任核查制度，做到人走账清[1]，因为资产领用人信息涉及具体的责任人，如果不及时完成移交工作，久而久之容易因物品暂缺管理人而造成丢失，同时也无法将责任归结到具体的管理人。

（四）报废、无法使用资产的管理不够完善

任何物品都是有使用寿命的，仪器设备大概5—10年，家具类大概10—15年，对于已然无法使用的物品，需要按规定程序在系统中报废。然而高校图书馆存在资产管理整体意识缺失的问题，可能会出现对无法使用物品随意放置、遗弃等情况，时间久了极易丢失，造成报废时找不到相应物品的结果。滁州学院图书馆还没有完全形成“待报废资产从无法使用—报告管理员—集中管理—系统申报—报废”的一系列工作流程。因此应该为高校图书馆全体工作人员建立固定资产管理的意识，告知他们馆内所有物品都是登记入库的资产，且每件物品都有唯一的资产号与之相对应，任何破损、报废的物品切不可随意处置，而应及时告知相关负责人及资产管理员，由他们进行记录并专门保存，以待报废处置。高校图书馆应建立固定资产定期清查制度[2]，将馆内待报废资产应尽量集中保存，这样有利于后期报废工作进行统计和核对，对于大件且不方便移动的物品，可原地保存，但必须由相关负责人和资产管理员同时做好记录，防止遗忘。

（五）资产标签不够齐全

高校图书馆或多或少都会出现资产标签缺失的现象，一方面标签在空气中暴露达到一定的时间会因胶水风干而脱落，另一方面有些新入馆的资产没有及时被贴上标签，时间久了失去新入馆资产的“身份”，就更鲜有人会想起贴标签的事情了。标签贴的就是资产编号，是每件资产唯一的ID，如果没有这个标签，实物与系统中资产名称的配对效率将大大降低，将不利于资产报废和资产清查工作的进行。因此高校图书馆可以定期开展固定资产标签检查事宜，通过员工自查和勤工俭学学生帮查的方式汇集馆内缺失标签资产的信息，由资产管理员统一上报到学校资产处补打标签，再将新的标签及时下发至各部门补贴。

（六）馆内没有形成资产管理的整体意识

高校图书馆工作人员的专业化水平和学历层次有着较大的差异，滁州学院图书馆也是这样的情况，并不是每一名员工都能意识到固定资产管理制度的要求，然而馆内资产是与所有人的工作息息相关的，如果不能在全馆树立固定资产管理的责任意识，就难以从源头上解决问题，一个优良的管理制度不仅需要管理层的努力，更离不开所有员工的配合。因此，资产管理员要加强固定资产管理政策、法规、条例的宣传力度[3]，提升对固定资产财务管理重要性认识[4]，向员工们传达学校对固定资产管理的要求，以及本馆有关固定资产管理的具体实施细则，同时应告知他们资产管理的物品范围，即入库的资产都有哪些，尤其是那些容易被忽视的低值品类。只有让每一个工作人员都具备固定资产管理的责任意识，才能从根本上避免物品随意挪动、放置、丢弃等问题。

三、对高校图书馆固定资产管理的建议

（一）批量资产的管理

仪器设备类资产较为贵重，因此即使批量入库时，也是逐条登记的，管理起来虽然细致烦琐，但不容易出现差错。然而家具类资产，诸如电脑桌、电脑椅、转椅等登记入库时，会有批量入库一次性登记但没有逐条登记的情况，虽然在系统中操作简单，但是在实际管理中容易出现问题。因此对于批量一次性非逐条登记的资产，需要资产管理员及相关责任人做好系统线下的管理工作，对物品损毁、调动、遗失等情况进行详细记录，这样才能更加清晰完备地管理批量资产。

（二）资产系统信息的变更

系统中资产领用人、存放地等信息，可能会进行多次修改，每修改一次就会覆盖之前的旧记录，如果不对历史沿革的资产旧记录进行保存，对于无明确部门归属、因工作原因久置弃用等物品的丢失难以进行溯源寻找。因此资产管理员每次在系统中变更资产信息前，首先要将原始记录导出，并将文件命名为当天的日期并保存在电脑中，这样在寻找丢失物品时就可以将使用人、存放地等信息同具体的时间相结合，有助于提高高校图书馆固定资产清查的速度与效率。

（三）大型仪器设备的使用与保管

滁州学院现存的大型仪器设备（根据学校要求单价在10万元以上的标准界定）有：24小时自助借还设备、磁盘阵列、存储设备等。大型仪器设备一般价格比较昂贵，一旦使用率低或维护不当，都会造成极大的资金浪费，高校图书馆基本没有额外收入，所有支出都源自学校财政拨款，因此对每一笔开支都需要严格把关，尤其对于大型仪器设备的购置和使用更需要谨慎。高校图书馆应安排专人（不一定是资产管理员，最好是专业技术人员）负责大型仪器设备的使用和管理，滁州学院图书馆则指定数字化系统与技术部人员管理馆内大型仪器设备。管理人员应完备记录设备的使用日志并进行数据统计与分析，从而建立提高使用绩效的方法机制和定期巡检、保养、维护、维修机制。当大型仪器设备维修成本过高、无法修复使用、修复后没有使用价值等情况时，资产管理员需向馆长及技术人员汇报，共同商讨处置办法。对大型仪器设备的报废需经过专家技术鉴定，明确设备的现状、报废原因及处理建议等，鉴定结果需经馆内领导班子开会讨论决定是否报废。

（四）固定资产管理的责任制度

高校图书馆的资产种类多、数量大，如果仅靠资产管理员1人管理全馆的资产，不仅工作量大且效率低下，因此除设专门的资产管理员之外，可采取固定资产分级管理责任制[5]，由图书馆各部门负责人配合资产管理员的工作。滁州学院图书馆分设办公室、数字化系统与技术部、流通阅览部、资源建设部、信息咨询部、琅琊校区服务部，这6个部门的负责人连同资产管理员一起，在图书馆馆长的领导下共同负责管理滁州学院图书馆的固定资产。

高校图书馆所有资产应尽量归属到某个部门，对于公共使用及存放在公共区域的物品，可划分到办公室管辖，系统中的领用人即实际管理人也就是各部门的负责人。资产在某一个部门内部的移动，应由部门负责人做好记录和交接工作；在部门之间的移动，则应在资产管理员的监督下完成，由于领用人发生了变化，因此还需要由资产管理员在系统中进行领用人信息的变更。对于批量资产而言，尤其是一次性非逐条登记的资产，应尽量将挪动范围限定在某个部门内部，一旦出现在部门之间移动的情况，会给资产管理带来一定的麻烦和不便，因为是一次性非逐条登记的资产，单个资产的变动是无法在系统完成信息变更的。

（五）资产管理员培训制度

作为一名图书馆资产管理员，需要熟练掌握相关业务知识，由于资产管理人员理解程度、解决问题的能力存在差距[6]，因此高校图书馆可对资产管理人员甚至是相关管理人员都进行审计、会计、财务、资产等方面专业知识的培训。从管理层的角度来看，资产管理必须由专人负责，且要尽量保证在相当长的时间内不要更换资产管理员，以便资产管理工作的顺利展开和进行。如果需要调整负责人，则必须要有至少一个月的工作交接期，以进行新任资产管理员的培养。培养新的资产管理员远不是学会操作资产系统、资产分类、资产管理制度这么简单，还要对全馆的资产历史有一个全面清晰地把握。

四、总结

固定资产管理是高校图书馆的一项长期工作任务，这项工作责任大、细节多，不仅要了解当前图书馆资产的情况，还要从大体上把握资产的历史变化，如人员岗位调整、部门整合、部室搬迁等情况，这样才能做到追本溯源，知其然知其所以然。高校图书馆固定资产作为国有资产的一部分，其管理制度和规范必须同党中央保持一致。高校图书馆之间应保持良好的沟通和联系，相互学习和借鉴资产管理方面的成功经验，这样才能建立更加完善的高校图书馆固定资产管理制度。

[1]郭晓红.高校图书馆固定资产管理研究[J].图书馆建设，2019(1)：130-132+136.

[2]陈宇红.重视资产清查加强高校固定资产管理[J].行政事业资产与财务(下)，2012(6)：149-149.

[3]吴游英.浅析高校固定资产管理存在的问题及对策[J].理论探索，2011(10)：87-88.

[4]王蓉蓉.财务视角下公共图书馆固定资产管理现状及优化[J].财经界(学术版)，2020(5)：213.

[5]刘静文，金朝辉.高效图书馆固定资产管理存在的常见问题及对策研究[J].经济师，2019(8)：92-93.

[6]乔金.公共图书馆国有资产管理现状分析及对策研究[J].河北科技图苑，2019，32(1)：93-96.

文章来源：滁州学院学报 网址: http://chuzhouxueyuanxuebao.400nongye.com/lunwen/itemid-46415.shtml

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